27.03.2017 19:30
Jäsenille
  Etusivu >> Nuorten sivut >> Kalakaveri 2006-2010 >> - järjestäminen














 
 
 
 
 
 
- JÄRJESTÄMINEN

Tapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa seuraavista asioista:

· Millainen tapahtuma on tarkoitus järjestää?

· Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?

· Mitä toimia tapahtuman järjestäminen vaati?

· Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet?

· Ketkä ovat tapahtuman mahdollisia yhteistyökumppaneita?

· Kuinka paljon kävijöitä tapahtumaan odotetaan?

· Mitkä ovat käytettävissä olevat resurssit tapahtuman järjestämiseen? 

TOIMINTASUUNNITELMA

Järjestettäessä tapahtumaa, leiriä ym. nuorisotoimintaa on tärkeää rakentaa hyvä toimintasuunnitelma joka vastaa kysymyksiin mitä missä, milloin ja kenelle.

Se toimii järjestäjien muistina tapahtumaa järjestettäessä ja sitä voidaan käyttää apuna markkinoinnissa, sponsoreita etsiessä. Lisäksi hyvä toimintasuunnitelma auttaa tarvittavien lupien hankinnassa. Kerran hyvin laadittua toimintasuunnitelmaa voidaan käyttää pohjana myös uusia tapahtumia järjestettäessä.

Seuraavassa käsitellään aiheita, joita toimintasuunnitelmaan tulisi sisällyttää. 

TAVOITTEET

Tavoitteisiin pääsemisen kannalta on tärkeää, että kaikilla järjestäjillä on sama päämäärä. Tavoitteiden kirjaaminen toimintasuunnitelmaan auttaa seuran jäsenistöä sisäistämään, miksi toimitaan. Kerran suunnitellut tavoitteet voidaan liittää jokaiseen nuorisotapahtumaan, jos tapahtumien luonne ei paljon muutu.

Tavoitteiden tulee vastata kysymykseen, miksi järjestetään.

VASTUUALUEET

Tapahtumaa suunnitellessa jaetaan järjestäjien kesken vastuualueet. Tämä helpottaa jokaisen tapahtumaan osallistuvan työtä, kun tieto omasta vastuualueestaan on selkeä. Jos järjestettävä tapahtuma on iso, ja vastuu-alue laaja, on syytä kyseiselle vastuu-alueelle varata varahenkilö, esim. sairastumisen sattuessa.

AIKATAULU

Jokaiselle tapahtumalle on syytä tehdä ohjelmarunko, joka sisältää aikataulun. Tämä helpottaa osallistujia sekä järjestäjiä, kun yhteisesti tiedetään tapahtuman kulku. Aikataulu kannattaa aina tehdä nuorisotapahtumissa joustavaksi ja riittävän väljiksi. Aikataulu voidaan suunnitella myös ennen tapahtumaa tarvittavien ennakkovalmisteluiden tekemiseen.

OHJELMA

Tapahtuman sisältöä suunnitellessa huomioitavia asioita on paljon. Osallistujien ikä, ja kyseistä ikäryhmää kiinnostavat aiheet, tulee miettiä tarkoin. Ohjelmarunkoa laadittaessa, jos mahdollista, kannattaa kysyä myös nuorten mielipide tapahtuman sisältöön. Ohjelmarunko auttaa kaikkia osapuolia sisäistämään tapahtuman kulun.  

TALOUS

Jokaisen tapahtuman järjestäminen tuo menoja järjestäjälle. Menojen kartoittaminen tapahtumasuunnitelmassa auttaa estämään äkillisten kulujen syntymistä, ja näin ollen tapahtuman budjettiarviossa pysymistä. Tuloja voidaan kerätä mm. tapahtuman osallistumismaksuilla, sponsoreilla, lahjotuksilla sekä erilaisten määrärahojen, kuten kalatalouden edistämismäärärahojen anomisella. Menoja syntyy mm. vakuutuksista, ruokailuista, matkakuluista, markkinoinnista sekä mahdollisesti tapahtumapaikan vuokrasta.

TURVALLISUUS

Turvallisuus on asia, johon ei voi koskaan panostaa liikaa, lapsille ja nuorille tapahtumia järjestettäessä. Järjestäjien vastuulla on huolehtia tapahtumapaikan turvallisuudesta. Onko suunniteltu tapahtumapaikka sopiva kyseiselle ikäryhmälle! Jo suunnitelmaa tehdessä, on syytä käydä tutustumassa paikanpäällä tulevaan tapahtumapaikkaan. Näin voi helposti kartoittaa mahdolliset vaarapaikat, ja sulkea ne pois tapahtuma-alueesta. Turvallisuutta mietittäessä, on syytä ottaa huomioon myös ulkopuolelta tulevat uhat. Esimerkiksi nuorisoleirit tulisi suunnitella niin, ettei suuret laiva ja veneväylät sijaitsivat alueella, jossa lapset ja nuoret kalastaa. Jokaiseen tapahtumaan on syytä tehdä oma ensiapusuunnitelma, jossa huomioidaan toimenpiteet tapaturman sattuessa. Ohjeet tapaturman sattuessa, liitetään kaikille jaettavaan ohjelmarunkoon.

Jos piirillä tai seuralla ei ole tapahtumia koskevia vakuutuksia, sellainen on syytä hankkia. Jos tapahtumaan tulee koululaisia, ovat he yleensä koulun vastuulla. Asia kannattaa kuitenkin aina varmistaa, ennen tapahtumaa.  

TIEDOTTAMINEN

Onnistuneen tapahtuman järjestäminen vaatii hyvin organisoidun tiedottamisen. Tiedottamisen suunnitteluun tulee panostaa riittävästi, jotta saadaan osallistujia tapahtumaan. Kun kyse on nuorisotapahtumasta, on tieto saatava nuorille ja heidän vanhemmilleen. Helpoimmin tiedon nuorille saa koulun kautta ja aikuisille lehti-ilmoituksilla. Tiedottamisessa ennen ja jälkeen tapahtuman, tulee nostaa esille tapahtuman järjestäjä. Tiedottamisessa tulee myös mainita tapahtuman yhteistyökumppanit ja sponsorit. Toimittajia kannattaa informoida hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

LUVANVARAISUUS

Suunnitelmaa tehdessä on syytä selvittää, saako kyseistä paikkaa käyttää suunnittelun mukaiseen toimintaan. Suuria yleisötilaisuuksia järjestettäessä

tilaisuudesta on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille, vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuutta. Tilaisuudet jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät aiheuta haittaa järjestykselle, turvallisuudelle tai liikennejärjestelyille, eivät edellytä kyseisiä toimia. Poliisin lupakanslia neuvoo ja opastaa lupa-asioissa. Hakemuksen tarkastaminen ei maksa mitään, mikäli lupaa ei tarvita.

Huomioitavia asioita

» omat voimavarat

» tapahtumapaikka (turvallisuus, mm. sähkölinjat, osallistujilla liivit, ensiapulaukut)

» vakuutus

» tiedotus

» tapahtuma ilmoitus poliisille tarvittaessa

» luvat tapahtumapaikkaan + kalastusluvat.

» tapahtuman rahoitus

» tapahtuman tarvikkeet esim. onget, madot

» oman toiminnan mainostaminen

» sopiva ajankohta tapahtumalle

» mitä jos tapahtuma joudutaan peruttamaan, miten toimitaan

» mitä vaativampi ympäristö, sitä useampi ohjaaja tarvitaan.

 



 
Powered by WebUpdate